المتابعة الداخلية للمشروعات القائمة

Although it is extremely important, the follow-up phase is often neglected. During the follow-up phase, everything is arranged that is necessary to ensure sustainability after the project completion (adapted from BAARS 2006). According to IRC (2004) a water and sanitation service is sustainable when:

• it is functioning and being used
• it is able to deliver an appropriate level of benefits (quality, quantity, convenience, continuity, health) to all, including the poorest women and men
• it continues to function over a prolonged period of time (which goes beyond the life span of the original equipment)
• its management is institutionalised
• its operation, maintenance, administrative and replacement costs are covered at the local level
• it can be operated and maintained (O&M) at local level with limited but feasible external support
• it does not affect the environment negatively

Therefore, in order to ensure sustainability of a water and sanitation project, it is imperative to include an internal follow-up process. This complements the participatory monitoring and evaluation component done in cooperation with the end-beneficiaries, but gives the responsibility to the implementers and initiators of the project to keep an eye on what has been done.

(MORRISON-SAUNDERS, A. and ARTS, J. 2004):

وتعرف المتابعة بأنها "رصد وتقييم آثار مشروع أو خطة لإدارة المشروع، و التواصل حول أداء ذلك المشروع أو الخطة ". ومع ذلك، لتجنب التداخل مع مرحلة إدارة الرصد والتقييم  ومرحلة التشغيل  والصيانة  ستركز ورقة الحقائق هذه على المبادئ التالية:

متابعة المشاريع المتفرعة: مشروع يستغل أو يبني على عمل سابق أو يكرر شيئا تم إنجازه بالفعل.

المتابعة كإشراف داخلي على المشاريع المنجزة: الرصد المستمر للأنشطة التي يقوم بها منفذي المشروع، والتحسينات الممكنة على المشروع القائم.

(مقتبس من .(MORRISON-SAUNDERS, A. and ARTS, J. 2004:

يمكن للمتابعة أن تخدم أغراضًا عديدة تتراوح بين الجوانب التقنية والعلمية والجوانب الاجتماعية والسياسية والإدارية:

•           السيطرة على المشاريع وأثرها:  توفر المتابعة كل من التحقق من وظائف المشاريع المنفذة والتحكم فيها.

•           الحفاظ على مرونة اتخاذ القرارات وتعزيز منهج الإدارة التكيفية:  توفر التغذية الراجعة  لبرامج المتابعة فرصًا لمديري المشاريع والهيئات المنظمة للاستجابة عندما تدعو التغييرات في نشاط ما أو في البيئة أو في السياق الاجتماعي السياسي إلى تكييف الممارسات الحالية.

•           المعرفة العلمية والتقنية المحسنة: يمكن أن تستند العديد من الأنشطة المتضمنة في المشاريع إلى الأساليب العلمية. وتقوم بعض أنشطة المتابعة بتقييم فائدة وفعالية هذه المهام. وستتيح المتابعة الفهم الأفضل للتقنيات والمناهج الجديدة التي قد تؤدي إلى تحسين نوعية الإجراءات أو التقنيات المستخدمة في المشاريع المقبلة.

•           تحسين الوعي العام والقبول: قد تؤدي برامج المتابعة المستمرة إلى تحسين الوعي العام بالآثار الفعلية لمشاريع التنمية، مما يؤدي إلى تحسين قبول الجمهور للمقترحات.

المتابعة هي آلية رئيسية للتغذية الراجعة : حيث تتيح التعلم من تجارب المشاريع السابقة وتسمح بتبادل هذه النتائج مع المجتمع التنموي العلمي.  وعلى وجه الخصوص، فإنه بدون أي شكل من أشكال المتابعة، ستظل فوائد ونتائج المشاريع غير معروفة. ومن خلال دمج التغذية الراجعة في عملية التخطيط، تقوم المتابعة بتقييم الأثر وبالتالي تمكن من التعلم من التجربة. ومن خلال أنشطة كالرصد والتقييم، تقدم المتابعة أدلة ملموسة على النتائج (مقتبسة من MORRISON-SAUNDERS, A  and  ARTS, J.  2004). ويمكن استخدام هذه المعرفة من قبل المنفذين أو الوكالات الأخرى على حد سواء لتحسين المشاريع المستقبلية

  المصدر: BATJES 2008

يسهل تنفيذ المشاريع المتفرعة  إلى حد ما لأنها تستند إلى التجارب السابقة. وأثناء التخطيط للمشاريع العرضية، من الضروري إدراج الدروس المستخلصة من المشاريع السابقة، استنادًا إلى النتائج التي توصلت إليها عملية الرصد والتقييم وعمليات المتابعة. أسئلة نموذجية يجب أن تسألها لنفسك ولفريقك عند إجراء العصف الذهني للمشاريع المتفرعة:

•              ما هي المشاكل التي واجهناها؟

•              ماذا كان يمكن القيام به لتجنب هذه المشاكل؟

•              هل تعلمنا شيئًا جديدًا عن التكنولوجيا المنفذة؟

•              هل هناك أي تغيير في التكنولوجيا التي يمكن تنفيذها؟

•              هل المستفيدون النهائيون راضون عن المشروع؟

•              هل كان بإمكاننا أن نقترب من المستفيدين النهائيين بطريقة مختلفة؟

•              هل هناك أي عنصر من مشروع لم ندرجه؟

ويجب وصف الدروس المستفادة في فصل الخلفية للااقتراح الجديد، ولكن يجب توضيح كيفية أن هذا المشروع المتفرع يمثل انفراجًا أو تقدمًا عما تم عمله من قبل.

كما أن المتابعة تعطي مصداقية للمنظمة، حيث يمكن للمشاريع المنفذة أن تكون مرجعًا عند التقدم بطلب للحصول على الأموال المرتبطة بالتمويل ومصادر تمويل المشاريع  الجديدة.  لذلك، من المهم الإشراف على ما تم تنفيذه وضمان تحقيق الأهداف على المدى الطويل. ويجب التأكد من توثيق كل خطوة لعملية المتابعة مع التقارير الحديثة، والصور، وأشرطة الفيديو. ومن الجيد أن نكون قادرين على البرهان بطريقة توضيحية (كتقديم العروض على الباور بوينت، صفحة ويب، التقارير السنوية، الخ)، وتجربة مؤسستك التي جمعتها من المشاريع السابقة.

تقدم المتابعة الحلقة المفقودة بين التخطيط واستمرار تنفيذ المشروع. تربط المتابعة المراحل السابقة  لاتخاذ القرار  خلال التخطيط بالمراحل اللحقة له ، وبالتالي التغلب على الفجوة التي تنشأ عندما يكون هناك فرق بين خطط المشروع وتنفيذها.  فالمتابعة لا توفر معلومات عن عواقب المشروع فحسب، بل تعطي أيضًا للهئيات فرصة تنفيذ الإجراءات للتخفيف من الآثار السلبية أو منعها. وإذا لم يكن هناك أدنى قدرة على المتابعة، فيعمل المشروع كعملية خطية بدلًا من أن يعمل كعملية متكررة ويفتقر إلى الاستمرارية. بل والأسوأ من ذلك، أن هذه العملية قد تصبح عملية نموذجية بدلًا من ممارسة ذات مغزى لتحسين حالة المياه والصرف الصحي في المجتمع (مقتبس من MORRISON-SAUNDERS, A. and ARTS, J. 2004).

. 1تحديد الحاجة والنطاق

يمكن الإجابة عن السؤال حول كيفية إجراء برنامج متابعة داخلي لمشروعك بالعديد من الحلول المختلفة. الأغراض الأساسية هي المراقبة والمعلومات والتواصل.    من المؤكد أن برنامج المتابعة سيضيف قيمة إلى مشروعك وأنشطتك المستقبلية، وبالتالي يجب إدراجه أثناء خطوة التخطيط. لا بدٌ أنك وفريقك تدركان الحاجة إليها. وفي هذه الخطوة يجب تحديد نطاق قضايا المتابعة (ما يجب الإشراف عليه)، وخاصة المؤشرات التي من شأنها أن تساعدك على مراقبة المشروع. على سبيل المثال، إذا قمت بتثبيت محطة جديدة لمعالجة مياه الصرف الصحي، يجب عليك مراقبة كمية ونوعية المياه المعالجة، وكذلك مستوى رضا المستخدمين النهائيين، واتخاذ الخطوات اللازمة إذا كان هناك مجال للتحسين.

. 2تحديد الأدوات والمنهجية والخطة الزمنية

بمجرد تحديد نطاق برنامج المتابعةوالمؤشرات، فإن الخطوة التالية هي تحديد الأدوات والمنهجيات التي ستحتاج إليها. ويعني ذلك الأنشطة، مثل الزيارات إلى موقع المشروع، والاختبارات المعملية، والمقابلات مع الأشخاص المعنيين، وتواتر هذه الأنشطة ومدتها الزمنية. معرفة ما يجب القيام به ومدى تكراره، وسيعطيك فكرة عن مقدار تكلفة برنامج المتابعة سنويًا.

.3 تمويل برنامج المتابعة

على الرغم من أن معظم برامج التمويل الخارجي التي تدعم المشاريع في قطاع المياه والصرف الصحي لا توفر الأموال  بعد انتهاء المشروع، إلا أنه لا بد من التخطيط مسبقًا لكيفية تغطية تكاليف أنشطة ما بعد التنفيذ. أحد الخيارات هو تغطية التكاليف من خلال مساهمة المستفيدين، في حال وجود  جزء من استرداد التكاليف من خلال خدمات المستخدمين النهائيين.  وفي هذه الحالة،  من المهم أن تشمل رسوم الخدمات أنشطة المتابعة الخارجية. وثمة خيار آخر يتمثل في تغطية تكاليف الفحوص المخبرية والاختبارات المعملية والزيارات الميدانية مع النفقات العامة أو الميزانية السنوية للمنظمة.  وأخيرًا، يمكن أن تشمل الإشراف على المشاريع الجارية كجزء من المقترحات الجديدة  الخاصة بك، مما يبرر الحاجة إلى عنصر المتابعة كجزء من جمع تجربة المعرفة.

  4.تحديد الأدوار والمسؤوليات

وأهم قضية للرعاية هي تعيين المشاريع المنجزة إلى أعاء فريقك. فمن الضروري إثارة الشعور بالملكية بين أعضاء فريقك، وخاصة تلك المشاريع التي تم الانتهاء منها. وإلا سيتم نسيان المشاريع المنفذة عندما تبدأ مشاريع جديدة. ابحث عمدًا عن مهارات الرصد والتقييم  في جميع المناصب الإدارية والمشروع/البرنامج حيث سيكونون دعمًا لك في العملية بأكملها.

. 5جمع البيانات والتقييم (مقتبس من MORRISON-SAUNDERS, A. and ARTS, J. 2004).

بمجرد الانتهاء من المشروع، وعندما تبدأ المتابعة الداخلية، تأكد من تخطيط ودمج الزيارات، والتواصل مع الأشخاص المعنيين، والتحليل المختبري، وما إلى ذلك من الأنشطة اليومية الخاصة بك.

لسوء الحظ، لا يجري تقييم النتائج والنتائج المتأتية من المتابعة في كثير من الأحيان، لكن ينبغي إجراء هذا التحليل لأنه خطوة حاسمة في العملية. وينبغي إجراء تحليل للبيانات التي تم جمعها للتأكد من أن المعلومات المقدمة مفيدة للجمهور المستهدف.  وعمومًا، تحتاج مرحلة التقييم إلى تحديد الدروس المستفادة من برنامج المتابعة.

وقدد تفرض مرحلة التقييم من برنامج المتابعة اتخاذ خطوات إضافية من أجل إدارة المشاكل المحددة. ولكي تعالج المشاكل التي تم تحديدها أثناء المتابعة، قد يكون هناك حاجة إلى تعديل تصميم المشروع، والأنشطة، وأنشطة التشغيل أو الصيانة.

6.التقارير

ولضمان عدم إغفالكتابة تقارير عن النتائج، يوصى بوضع عملية رسمية لإعداد التقارير والتقييم. ومن أجل تجنب العمل الإضافي وإتاحة المقارنة، تأكد من وضع نموذج بسيط لجميع أعضاء الموظفين لأجل كتابة تقارير حول أنشطة المتابعة الداخلية والتقييم. وكحد أدنى وينبغي أن تتضمن تقارير المتابعة ما يلي:

·         وصف موجز للمشروع

·         موقع المشروع

·         مسئول التواصل  في موقع المشروع (مع معلومات الاتصال)

·         وصف آليات المتابعة (مثل زيارة ميدانية، واختبار المختبر، وما إلى ذلك)

·         القضايا أو المشكلات المحددة

·         النتائج

·         تحليل البيانات والتقييم

·         القياسات التصحيحية المضطلع بها

·         إجراءات أخرى مقترحة لمعالجة هذه المسألة

·         الدروس المستفادة

(مقتبس من الاتحاد الدولي لجمعيات الصليب الأحمر والصلب الأحمر 2007)

1.      ينبغي دائمًا  وضع ميزانية لبرنامج المتابعة بما في ذلك تكاليف الموظفين والتقييمات وخطوط الأساس وأنظمة الرصد والتقييم.

2.       يجب شمول المتابعة في خطة العمل والمقترح، إن أمكن.

3.       يجب وضع خطة متابعة والتركيز على عدد قليل من المؤشرات.

4.       ينبغي تطوير عمليات جمع البيانات وإدارتها - وينبغي أن تكون بسيطة قدر الإمكان لضمان الاستخدام، كما يجب أيضًا أن تأخذ أدوار ومسؤوليات الموظفين.

5.       يجب عقد اجتماعات منتظمة للتفكير في بيانات الرصد والتقييم - وينبغي التركيز هنا على التعلم وبناء التغذية الراجعة في البرنامج.

6.       ينبغي تبادل النتائج مع المستفيدين والأشخاص المعنيين الآخرين - تجنب كتابة التقارير صعودًا فقط