"الباحثون الخارجيون":
إشراك الغرباء في عملية التوثيق لديه ميزة كبيرة حيث يمكنهم النظر إلى الأمور بمنظور مختلف فيساعدهم على مراقبة خطوات المشروع بشكل أكثر وضوحًا وأكثر نقدًا. وسيؤدي انضمام مُنتِج أفلام وثائقية مستقل - صحفي أو كاتب - إلي نتائج جيدة، طالمايمكنهم لعمل بحرية، فيلقى هؤلاء المحترفون نظرة على أهداف المشروع المصاغة بشكل جيد؛ وذلك لمعرفة أفكار الآخرين عن المشروع ولقراءة ما بين السطور، بحيث يتمكنوان من إنتاج محتوً معلوماتي جيد.
المواد والموارد:
يجب أن يوضع كلا الموارد البشرية و المالية بجانب عملية التوثيق - جمع المعلومات وتحليلها ونشرها -، ولا بد من إتاحة الوقت للتفكير والمناقشة، فإذا أمكن ذلك, فيمكن لخبير توثيق - ذو خلفية صحفية - أن يشارك.
ويتنوع مصدر الاحتياج، ولكنه يعتمد على النتيجة التي نرغب بالحصول عليها (invalid link و الفيديو الخ). وقد تشتمل الأدوات على كاميرا فيديو وكاميرات عادية ومسجلات صوت.
الطرق:
تعتبر عملية التوثيق مجالًا واسع النطاق. وفيما يلي تم تحديد عدد من الخطوات الأساسية، وقد يختلف ترتيب هذه الخطوات، ويجب أن تنجز بشكل دوري أثناء تنفيذ المشروع بأكمله؛ ليصبح تطور العملية أكثر وضوحًا.
الخطوة 1:
التحدث مع المعنيين، ومعرفة وجهات نظرهم (انظر أيضًا تحليل المعنيين ).
الخطوة 2:
التواجد في المناسبات التي تتقابل فيها أهداف المشروع مع المعتقدات التقليدية والعلاقات والتوجهات في إدارة المياه و الصرف الصحي، ومراقبة التفاعلات والاحتكاكات.
الخطوة 3:
زيارة المعنيين والباحثين الخارجيين والتعبير عن آرائهم وانطباعهم عن طريق إجراء مقابلات معهم والتقاط الصور أو استخدام أشرطة الفيديو.
الخطوة 4:
دراسة ووصف محتوى المبادرة من أجل التغيير، والتي تشمل المعلومات الأساسية - المقالات والكتب - ومقابلة الخبراء.
الخطوة 5:
تنظيم الوقت والأنظمة وطرق العمل في المشروع من أجل إتاحة الفرصة للتوقف عن أعمال المشروع اليومية للتفكُر وتحليل الاتجاهات والأنماط. فيجب أن تتم هذه الاجتماعات التفكُرية على فترات طويلة بما فيه الكفاية بعيدًا عن سير العمليات اليومية من أجل التغيير، ولكن يجب ألا تبتعد لدرجة فقدان الشعور بالتواجد داخل المشروع - ربما كل 3-4 أشهر -.
الخطوة 6:
نشر وتبادل النتائج والاستنتاجات والمقابلات والصور، واستخدامها لتعزيز النقاشات الدورية. فبخلاف نمط المشاريع التقليدية - حيث يتم نشر النتائج في النهاية - يتطلب توثيق العملية سرعة نشر النتائج غير المنتهية بعد.
ملحوظة: تنص الخطوات 5 و 6 على وجه الخصوص على التزامات في الوقت والموارد.
الأدوات:
يمكن تصنيف أدوات توثيق العملية إلى أربع مجموعات :
أدوات تسجيل العملية: (يوميات باحث، مناقشات جماعية , invalid link والتصوير الفوتوغرافي و الفيديو
- أدوات لتنظيم المعلومات (النشر الأولي): فهى ضرورية لتجنب الفوضى، حيث تحتاج جميع المعلومات إلى الفرز، (ويمكن تلخيص المعلومات في المقالات والكتب المصورة ومقاطع فيديو قصيرة وصور مكتوبة أو دراسة حالات .
- أدوات لتحليل المعلومات: توجد العديد من الأدوات، على سبيل المثال " التغيير الأبرز " أو الأكثر ملاحظة " أو "رسم توضحي للنتائج( للاطلاع على مزيد من المعلومات اقرأ Davies & Dart and Jones & Hearn).
- تشمل أدوات نشر المعلومات القنوات أو وسائل الإعلام: أين سيتم نشر المعلومات المستخلصة؟ فتدار القنوات من قبل موظفي المشروع مثل: الإنترنت والبريد الإلكتروني ، أو القنوات التي يمكن تشغيلها من خلال المشروع مثل: (التلفزيون المحلي، - الراديو , والصحف).
ما هي المعلومات التي يجب أن توثق؟ المصدر:
DAVIES & DART (2005)
تقوم العديد من المشاريع والبرامج والعمليات التنموية بتوثيق النتائج الواقعية والقابلة للقياس، وترصد الآثار الإيجابية الناتجة عن التدخلات interventions ليتم نقلها إلى الجمهور الخارجي. ولكن "توثيق العمليات" يختلف عن ذلك؛ حيث يتم فيه توثيق خطوات العمليات من أجل دعمها ، كما أنه يعنى بشكل خاص بعملية التغيير من وجه نظر المعنيين بها، ويعكس وجهات نظرهم المتنوعة ، ولا يعتبر الأمر "تسويق" لقصة نجاح ولكنه يتمثل في مراقبة عملية التغيير والتطوير، فيمكن القول بأن توثيق العملية يهتم بـ "كيفية" تنفيذ العملية أكثر من السؤال عن "ماهية" تأثير العملية. ويعد توثيق العملية ضروريًّا خاصة في المشاريع الهادفة إلى التغيير الاجتماعيوعلاوة على ذلك، فإنه يقيِم تصورات المعنيين المختلفين بشكل متساوٍ: فعلى سبيل المثال يحتاج المزارعون كميات مختلفة من المياه في مواسم مختلفة، والنساء اللواتي يحتجن الماء لإنجاز الأعمال المنزلية، ومدراء مشاريع الري أو مُستجمعات المياه الذين يقومون بموازنة احتياجات الفئات المتنوعة من مستخدمي الماء، ودراسة العلماء للاحتياجات المائية للمحاصيل والثروة الحيوانية والناس
لا يعتبر توثيق المعلومات كتابة تقرير نهائي، ولكنه عبارة عن توثيق مستمر للعملية أثناء تنفيذ البرنامج أو المشروع.
فيكمن الهدف الأساسي من توثيق العملية في الاستفادة من الخبرة المكتسبة في التنفيذ. وعلى ضوء هذا، يتم تعديل الاستراتيجية ومن ثمَّ تعديل سياسة البرنامج أو المشروع أو المنظمة (Jain et al. 2006).
يهدف توثيق المعلومات بشكل خاص إلى:
التعرف على تطلعات المعنيين (انظر أيضًا تحليل المعنيين)، ورصد التغيرات في تطور هذه التطلعات.
- استخدام هذه المعلومات لدعم الانعكاس والتعلم لتحسين العملية.
- مساعدة الباحثيين في هذه العملية من الخارج؛ لفهم التغيرات في المعرفة والمواقف والسلوكيات الضرورية لتحقيق النتائج.
( مقتبس من Schouten,2007) )
يجب أن يتم توثيق العملية على المستويين: كجزء من المشروع وبالتوازي معه .
فهناك أسباب جيدة لوضع المسؤولية الكلية لتوثيق العملية في أيدي فريق عمل المشروع؛ بحيث يصبح نشاط المشروع متكاملًا، ويصبح التفكير و التعلم أكثر انتظامًا، حيث إنه ليس من المعقول أن يعين شخص للقيام بمهمة التوثيق وهو لم يشارك في المهام اليومية للمشروع ، فيجب أن يكون المختص بعملية التوثيق قادرًا على: تسجيل العملية، وتنظيم المعلومات، وتحفيز التفكير والتحليل، ونشر المعلومات الناتجة. ولكن يجب الانتباه ، في حال ابتعاد المختص عن أهداف المشروع إلى حد كبير، فإنه لن يتعلم فريق عمل المشروع ولن يتكيف مع المشروع بالشكل المطلوب.
بالإضافة إلى فريق عمل المشروع يشمل مجموعة كبيرة من المعنيين، فيحفز انضمامهم لتوثيق العملية إلى خلق فرص للتعلم والتفكير. فعندما يذهب مهندس الحى لفئة ما للاطلاع على آراء الناس حول خطط الإمداد بخدمات المياه، فلا بد أن يصبح أكثر وعيًا بحقائق المجتمع ووجهات النظر، الأمر الذي يولد الانعكاس والتفكير الشخصي Personal reflection.
يضبط "توثيق العملية" المشروع في سياقه المحلي؛ مما يساهم في توسيع أُفق منفذي المشروع بدلًا من الأفق المحدود المبني على أفكارهم الخاصة. فيُعطي الناس حق إبداء الرأي ويَعرض حياتهم بشكل كلي، حيث يتناول تاريخهم المحلي الفريد بما فيه من عوامل بيئية وسياسية. ولهذا، فمن المُرجح أن يكون المشروع أكثر تفاعلًا مع واقع حياة الناس عوضاً عن كونه مجرد رؤية سطحية لهم كعناصر مستفيدة من المشروع. وعلاوة على ذلك، فإن توثيق العملية يثري أيضًا بيئة عمل فريق المشروع، ويثمر عن علاقات وثيقة مع المعنيين لإجراء مقابلات ودراسات حالة وغيرها، الأمر الذي يعتبر ملهمًا ومجزيًا في حد ذاته (Schouten, 2007).
The EMPOWERS Approach to Water Governance: Guidelines, Methods and Tools
The guideline provides information necessary to understand the EMPOWERS approach of water governance and explains in details how to use the approach for planning and implementation of water management and related issues.
MORIARTY, P. BATCHELOR, C. ABD-ALHADI, F. LABAN, P. FAHMY, H. (2007a): INWRDAM The EMPOWERS Approach to Water Governance: Guidelines, Methods and Tools. pdf presentation. Amman, Jordan: Inter-Islamic Network on Water Resources Development and Management (INWRDAM) URL [Accessed: 18.03.2010]The Inside Story – Process Documentation, Experiences from EMPOWERS
EMPOWERS was a four-year regional project at governorate, district and village level in Egypt, Jordan and Palestine. This publication is not a manual but it does provide guidance for those who think that tracking the obstacles and opportunities for change is important.
SCHOUTEN, T. MIZYED, B. AL-ZOUBI, R. ABU-ELSEOUD, M. ABD-ALHADI, F.T. (2007): The Inside Story – Process Documentation, Experiences from EMPOWERS. Amman: Inter-Islamic Network on Water Resources Development and Management (INWRDAM) URL [Accessed: 19.06.2019]Participatory Adult Learning, Documentation and Information Networking (PALDIN), Course 2
PALDIN is an innovative, open, learning program with the aim of capacity building of adult educators. Unit 2 (process documentation) discusses the aims and objectives of the activity of documenting all processes of developing an adult learning setup, methods and tools used in it; such as process narration and flow charts. It also tells us how to conduct process documentation.
JAIN, S. MISHRA, M. DIGHE, A. GOSWAMI, P.R. (2006): Participatory Adult Learning, Documentation and Information Networking (PALDIN), Course 2. المُدخلات: JOSEPH, J.A. ; (2006): Unit 2. Documentation Process. New Delhi: 13-26. URL [Accessed: 19.06.2019]The “Most Significant Change” (MSC) Technique – A Guide to its Use
“Most Significant Change” is a tool that is used during a process documentation for analysing Information. This publication is aimed at organisations, community groups, students and academics who wish to use Most Significant Change to help monitor and evaluate their social change programs and projects, or to learn more about how it can be used. The technique is applicable in many different sectors, including agriculture, education and health, and especially in development programs.
DAVIES, R. DART, R. (2005): The “Most Significant Change” (MSC) Technique – A Guide to its Use. Cambridge, Hastings: URL [Accessed: 19.06.2019]دليل كتابة التقارير: مركز تطوير المؤسسات الأهلية الفلسطينية .
يهدف هذا الدليل - بما يشمله من تعليمات ونماذج ليتناسب مع جميع الفئات والمستويات - إلى رفع مستوى المؤسسات الأهلية والقاعدية وتحسين أدائها إكسابها المهارات االلازمة التي تمكنها من أداء دورها في المساهمة في التنمية.
مركز تطوير المؤسسات الأهلية الفلسطينية (2015): دليل كتابة التقارير: مركز تطوير المؤسسات الأهلية الفلسطينية . . URL [Accessed: 25.05.2017]Language: Arabic
دليـل تــعريـف الخدمات و تـوثـيـــق إجراءاتـها
يهدف هذا الدليل إلى إنشاء مرجع مستند لأفضل الممارسات المحلية والعالمية لتعريف الخدمات وتوثيق إجراءاتها. كما يقدم إرشادات شاملة تمكن الجهات الحكومية من صياغة الخدمات وتوثيق إجراءاتها.
حكومة ابوظبي (2016): دليـل تــعريـف الخدمات و تـوثـيـــق إجراءاتـها . الاصدار الثانى. URL [Accessed: 25.05.2017]دليل تخطيط ورصد وتقييم نتائج التنمية.برنامج الأمم المتحدة الإنمائي نيويورك
Language: Arabic
The EMPOWERS Approach to Water Governance: Guidelines, Methods and Tools
The guideline provides information necessary to understand the EMPOWERS approach of water governance and explains in details how to use the approach for planning and implementation of water management and related issues.
MORIARTY, P. BATCHELOR, C. ABD-ALHADI, F. LABAN, P. FAHMY, H. (2007a): INWRDAM The EMPOWERS Approach to Water Governance: Guidelines, Methods and Tools. pdf presentation. Amman, Jordan: Inter-Islamic Network on Water Resources Development and Management (INWRDAM) URL [Accessed: 18.03.2010]The “Most Significant Change” (MSC) Technique – A Guide to its Use
“Most Significant Change” is a tool that is used during a process documentation for analysing Information. This publication is aimed at organisations, community groups, students and academics who wish to use Most Significant Change to help monitor and evaluate their social change programs and projects, or to learn more about how it can be used. The technique is applicable in many different sectors, including agriculture, education and health, and especially in development programs.
DAVIES, R. DART, R. (2005): The “Most Significant Change” (MSC) Technique – A Guide to its Use. Cambridge, Hastings: URL [Accessed: 19.06.2019]Participatory Adult Learning, Documentation and Information Networking (PALDIN), Course 2
PALDIN is an innovative, open, learning program with the aim of capacity building of adult educators. Unit 2 (process documentation) discusses the aims and objectives of the activity of documenting all processes of developing an adult learning setup, methods and tools used in it; such as process narration and flow charts. It also tells us how to conduct process documentation.
JAIN, S. MISHRA, M. DIGHE, A. GOSWAMI, P.R. (2006): Participatory Adult Learning, Documentation and Information Networking (PALDIN), Course 2. المُدخلات: JOSEPH, J.A. ; (2006): Unit 2. Documentation Process. New Delhi: 13-26. URL [Accessed: 19.06.2019]Outcome Mapping: a realistic alternative for planning, monitoring and evaluation
“Outcome Mapping” is a tool that is used during a process documentation for analysing information. This paper reviews Outcome Mapping principles to guide donors considering support for projects using this tool, and other decision-makers seeking methods to improve the effectiveness of aid policies and practice.
JONES, H. HEARN, S. (2009): Outcome Mapping: a realistic alternative for planning, monitoring and evaluation. London: Overseas Development Institute URL [Accessed: 10.11.2010]Documenting change : an introduction to process documentation
An introduction to process documentation presents lessons learned from a range of projects over the past ten years and describes IRC's emerging understanding of how process documentation can promote learning and action through joint reflection and analysis. It also offers tools for collecting and presenting observations that stimulate reflection, learning and sharing.
Da Silva Wells, C. Le Borgne, E. Dickinson, N. Jong, D. de IRC International Water and Sanitation Centre (2011): Documenting change : an introduction to process documentation. (= Occasional paper series / IRC , 47 ). The Hague: IRC International Water and Sanitation Centre URL [Accessed: 24.04.2013]دليل المصور، كيفية تصوير مشروع ممّول من الاتحاد الأوروبي. مركز معلومات الجوار الأوروبي.
يحتوي هذا الدليل على قواعد أساسية ينبغي اتباعها على حد سواء وليس فقط في ما يتعلق بالزاوية والتركيز إنما في مسائل أخرى مثل درجة وضوح الصورة وحقوق المؤلف واحترام توجيهات الترويج للاتحاد الأوروبي. كما يضم بعض التوجيهات الخاصة بالمشاريع بما في ذلك أمثلة عديدة من الصور الجيدة والرديئة وبعض الاقتراحات بشأن كيفية استخدامها.
الوكالة الأوروبية للصور الصحفية (2012): دليل المصور، كيفية تصوير مشروع ممّول من الاتحاد الأوروبي. مركز معلومات الجوار الأوروبي.. URL [Accessed: 25.05.2017] PDFLanguage: Arabic
برنامج دعم المجتمع المدنى المصري : ﻣﻔﺎﻫﻳﻡ ﻭﻣﺻﻁﻠﺣﺎﺕ ﺍﻟﻣﺗﺎﺑﻌﺔ ﻭﺍﻟﺗﻘﻳﻳﻡ، مصر
هو تدريب عملي للتعرف بشكل عام على المصطلحات الأساسية لعملية المتابعة والتقييم وتطبيق عملي على الفرق بين المتابعة والتقييم.
الوكالة الأمريكية للتنمية الدولية (2010): برنامج دعم المجتمع المدنى المصري : ﻣﻔﺎﻫﻳﻡ ﻭﻣﺻﻁﻠﺣﺎﺕ ﺍﻟﻣﺗﺎﺑﻌﺔ ﻭﺍﻟﺗﻘﻳﻳﻡ، مصر . URL [Accessed: 25.05.2017]Language: Arabic
The Inside Story – Process Documentation, Experiences from EMPOWERS
EMPOWERS was a four-year regional project at governorate, district and village level in Egypt, Jordan and Palestine. This publication is not a manual but it does provide guidance for those who think that tracking the obstacles and opportunities for change is important.
SCHOUTEN, T. MIZYED, B. AL-ZOUBI, R. ABU-ELSEOUD, M. ABD-ALHADI, F.T. (2007): The Inside Story – Process Documentation, Experiences from EMPOWERS. Amman: Inter-Islamic Network on Water Resources Development and Management (INWRDAM) URL [Accessed: 19.06.2019]Improved Livelihoods in Lower Limpopo, Process Documentation
This document describes a process documentation of a local-level integrated water resource management in Mozambique.
KOPPEN, B. von MIRIRA, R. (2009): Improved Livelihoods in Lower Limpopo, Process Documentation. Pelawatte: International Water Management Institute (IWMI) URL [Accessed: 10.11.2010]International Water Management Institute (IWMI)
IWMI is an international research centre. It is a non-profit organization, working in various countries in Asia and Africa. IWMI's Mission is to improve the management of land and water resources for food, livelihoods and the environment. The site contains countless documents on water management and agriculture, reflects past and present projects and contains a large database for further download.
SDC/L&N Learning and Networking
The aim of this page is to help people in getting familiar with a variety of methods and tools for planning and reflection of their own activities, for drawing lessons and for sharing insights and applying them. It features a selection of more than 20 methods and tools for knowledge sharing and learning, from basic to more advanced tools, applicable at personal, team and organisational level.
Statistics on Water Point Failures
This is an ongoing compilation of statistics to show that failure rates for water systems, latrines, and hygiene promotion campaigns are still high after decades of intervention.