إعداد مُقتَرَح المشروع

التحول من رؤية إلى مقترح: الخطوة الأولى هي أن تقرر ما هي المشكلة وتقوم بتطوير فكرة تقريبية رؤية لكيفية حلها. ثم يتم  تحويل  تلك  الرؤية  إلى  فكرة  عن  مقترح مشروع محدد. قد يساعدك invalid link على هيكلة هذه الفكرة بطريقة منهجية، وتحديد بوضوح الهدف والغرض والمخرجات والأنشطة والوسائل والتكاليف ومنهجيات الرصد والتقييم، وبالتالي تكوين أسس لإعداد سرد الاقتراح.  تذكر أن فكرتك قد تكون ملائمة لمتطلبات معينة إذا كنت تستجيب لدعوة لتقديم مقترحات، وأنه يجب أيضًا أن تتناسب مع السياسات والأطر المحلية (انظر أيضًا السياسات والإطار القانوني.

•         تحديد خيارات التمويل المحتملة: من الضروري المعرفة المسبقة  لمصادر التمويل المتاحة مسبقًا (انظر أيضًا التمويل ومصادر التمويل، من خلال الحكومات ووكالات التعاون الدولي وبعض المنظمات غير الحكومية الدولية أو المؤسسات الخاصة.

•         إنشاء فريق مقترح المشروع (مقتبس من PHILIP وآخرون. 2008): سيكون هناك حاجة إلى قائد لإدارة تطوير الاقتراح بطريقة فعالة، ولذلك من المستحسن تعيين الدور القيادي لشخص واحد معين.  يعتبر هذا الشخص هو المسؤول عن تنسيق تطوير المقترح العام، والتواصل مع الممولين المحتملين، والتأكد من جمع كل جزء مختلف من المدخلات في نص متسق ومتناسق. قد يكون الخبراء الذين لديهم معرفة فنية أكثر تفصيلًا جزءًا من الفريق، أو يسهمون ببساطة في جلسة مبدئية لتبادل الأفكار. وعلاوة على ذلك، ينبغي تجميع الميزانية بالتعاون الوثيق مع موظفي الإدارة المالية المرتبطة بتخصيص الميزانية وتخطيط الموارد. تساعد المدخلات من الأشخاص المعنيين أو غيرهم من المختصين من ذوي الخلفيات المختلفة على جلب الخبرة اللازمة للمشروع.
•     عقد اجتماع الانطلاق: من المفيد مناقشة وتطوير المقترح في فريق صغير ومشاركة المسودات مع خبراء من جميع التخصصات ذات الصلة من داخل الإدارة ومن خارجها. لا تساعد المدخلات من الأشخاص المعنيين أو غيرهم من المختصين من ذوي الخلفيات المختلفة على جلب الخبرة اللازمة للمشروع فقط، ولكن أيضًا مجموعة أكبر من الأفكار حول كيفية حل قضية معينة وتحقيق الأهداف المتفق عليها مسبقا.

"تختلف متطلبات المحتوى  وصيغة المقترحات اختلافًا ملحوظًا من وكالة راعية إلى أخرى. وفي حين قد يقدم البعض نماذج طلبات خاصة بهم لمائها، فان يقدم البعض الآخر يقدم  المقترحات على الأنترنت،سيقبل البعض الآخر المقترح بأي صيغة طالما أنها تحتوي على المعلومات اللازمة، ولا يتعارض مع الشروط "(AUB 2010).

وقد تكون صيغة الاقتراح ذا أهمية بالنسبة للمانح أحيانًا. المصدر: RICO (2005), URL: http://homepages.sover.net/~paulven/sit/proposal.html [تم الوصول بتاريخ 01.10.2017]

 يجب أن يحتوي المقترح الكامل على الأجزاء التالية:

•    صفحة العنوان يجب أن تظهر صفحة العنوان على المقتراحات الأطول من ثلاث إلى أربع صفحات.  وينبغي أن تشير صفحة العنوان إلى عنوان المشروع واسم المنظمة الرائدة (والشركاء المحتملين، إن وجدوا)، ومكان وتاريخ إعداد المشروع واسم الجهة المانحة ي الجهة التي الموجه إليها المقترح.

·       عنوان المشروع:   يجب أن يكون عنوان المشروع مختصرًا وموجزًا، ويفضل أن يشير إلى نتيجة رئيسية معينة للمشروع أو نشاط المشروع الرائد. تفشل عناوين المشاريع التي تكون طويلة جدًا أو عامة جدًا في إعطاء القارئ لمحة فعالة لما بالداخل.

·       نبذة مختصرة / ملخص تنفيذي: يفتقر العديد من القراء إلى الوقت اللازم لقراءة مقترح المشروع بأكمله. لذلك، من المفيد إدراج نبذة مختصرة عن المشروع، أو ملخص موجز أو تنفيذي. وينبغي أن يتضمن الملخص ما يلي:   بيان المشكلة، وأهداف المشروع، والمنظمات المنفذة؛ أنشطة المشروع الرئيسية؛ وربما الميزانية الإجمالية للمشروع. ومن الناحية النظرية، ينبغي تجميع الملخص بعد الانتهاء من البنود ذات الصلة  بصيغتها الطويلة. وبالنسبة إلى المشروع الصغير، قد لا يكون الملخص أكثر من 10 أسطر. وكثيرًا ما تقدم المشاريع الأكبر ملخصات بحجم صفحتين.

·       السياق: يصف هذا الجزء من المشروع الخلفية الاجتماعية والاقتصادية والسياسية والثقافية التي بدأ منها المشروع. وينبغي أن يتضمن البيانات ذات الصلة من البحوث التي أجريت في مرحلة تخطيط المشروع أو التي تم جمعها من مصادر أخرى.

·       مبررات المشروع: يجب توفير الأساس المنطقي للمشروع. ونظرًا لأهميته، ينقسم هذا القسم أحيانًا إلى أربعة أقسام فرعية أو أكثر:

-          بيان المشكلة: يقدم بيان المشكلة وصفا للمشكلة (المشاكل) المحددة التي يحاول المشروع حلها، من أجل "تقديم حالة" للمشروع. علاوة على ذلك، يجب أن يوضح مقترح المشروع سبب وجود مشكلة معينة تمثل مشكلة للمجتمع المحلي أو للمجتمع ككل، أي ما الآثار السلبية التي تؤثر على المجموعة المستهدفة.  وينبغي أيضًا أن يكون هناك تفسير لاحتياجات المجموعة المستهدفة التي تظهر كنتيجة مباشرة للمشكلة الموصوفة.

-          الاحتياجات ذات الأولوية: يجب إعطاء الأولوية لاحتياجات المجموعة المستهدفة التي نشأت كأثر سلبي مباشر للمشكلة. ويجب أيضًا إدراج شرح لكيفية التوصل إلى هذا القرار.

-          النهج المقترح (نوع التدخل): ينبغي أن يصف مقترح المشروع الاستراتيجية المختارة لحل المشكلة وكيف سيؤدي ذلك إلى التحسين على وجه التحديد.

-          المنظمة المنفذة:  يجب أن يصف هذا القسم قدرات مؤسستك من خلال الإشارة إلى قدرتها وسجل المشروع السابق الخاص بها.  وأن يصف السبب وراء أن تكون مؤسستك هي الأنسب لتشغيل المشروع، وصلتها بالمجتمع المحلي، والدائرة الانتخابية وراء المنظمة ونوع الخبرة التي يمكن أن توفرها المنظمة. في حالة مشاركة الشركاء الآخرون في التنفيذ، فهو يقدم بعض المعلومات عن قدراتهم أيضًا.

·       أهداف المشروع: ینبغي الحصول علی ھذه المعلومات من مصفوفة الإطار المنطقي، بما في ذلك ھدف المشروع (وھو ھدف عام ینبغي أن یوضح ما ھي المشکلة الأساسیة ولماذا یکون المشروع مھمًا، أي ما ھي المنافع طویلة الأجل للمجموعة المستھدفة)، وغرض المشروع ( الذي ينبغي أن يعالج المشكلة الأساسية من حيث الفوائد التي يتلقاها المستفيدون من المشروع أو المجموعة المستهدفة كنتيجة مباشرة للمشروع) والنتائج (أي النتائج التي تصف الخدمات أو المنتجات التي يتعين تسليمها للمستفيدين المستهدفين).

·       المجموعة المستهدفة: يجب تحديد المجموعة المستهدفة وإظهار الكيفية التي ستستفيدون بها من المشروع. وينبغي أن يقدم المشروع وصفًا تفصيليًا لحجم المجموعات المستهدفة وخصائصها، وخاصة المستفيدين المباشرين من المشروع.

·       تنفيذ المشروع: يجب أن تصف خطة التنفيذ الأنشطة وتخصيص الموارد بأكبر قدر ممكن من التفاصيل. من الضرورة الاستثنائية تقديم لمحة جيدة عن من سيقوم بتنفيذ أنشطة المشروع، وكذلك متى وأين سيقوم ذلك. يمكن تقسيم خطة التنفيذ إلى عنصرين رئيسيين:  خطة النشاط وخطة الموارد. ينبغي أن تتضمن خطة النشاط معلومات وتفسيرات محددة لكل نشاط من أنشطة المشروع المقررة. ويجب تحديد مدة المشروع بوضوح، مع إدراج تفاصيل كبيرة عن بداية المشروع ونهايته. وبشكل عام، يتم استخدام نسختين رئيسيتين للتعبير عن خطة النشاط:  جدول بسيط (جدول بسيط ذو أعمدة للأنشطة، والأنشطة الفرعية، والمهام، والتوقيت، والمسؤولية بصيغة واضحة ومفهومة بسهولة) ومخطط جانت (صيغة عالمية لعرض الأنشطة في أطر زمنية معينة، ويظهر الاعتماد والتسلسل لكل نشاط، انظر إدارة المشروع لمزيد من المعلومات. وينبغي أن توفر خطة الموارد معلومات عن الوسائل اللازمة لتنفيذ المشروع. يتم تحديد فئات التكاليف في هذه المرحلة من أجل تجميع وتلخيص المعلومات المتعلقة بالتكاليف المتعلقة بوضع الميزانية.

·       الميزانية:  ملخص مفصل للدخل والمصروفات المتوقعة للمنظمة على مدى فترة زمنية محددة (انظر وتخصيص الموارد وتخطيط الموارد).

·       الرصد والتقييم : يتم تحديد أساس الرصد عندما تحدد مؤشرات النتائج.  ینبغي أن یوضح مقترح المشروع: کیف ومتى سیجري فریق إدارة المشروع أنشطة لـ رصد التقدم المحرز في المشروع؛ وأي الأساليب التي سيتم استخدامها لللرصد والتقييم؛ ومن سيقوم بإجراء هذا التقييم(انظر أيضا الرصد والتقييم التشاركي).

·       كتابة التقارير: يمكن تحديد الجدول الزمني لتقرير المشروع وتقريره المالي في مقترح المشروع. كثيرًا ما يتم تحديد هذه الالتزامات بواسطة المتطلبات القياسية للوكالة المانحة. ويمكن تجميع تقرير المشروع في صيغ مختلفة، بما يتعلق بالجمهور الذي يستهدفونه.

  ·    الإدارة والموظفين: يجب تقديم وصف مختصر لموظفي المشروع، والأدوار الفردية التي يضطلع بها كل منهم، وآليات الاتصال القائمة بينهم. كما ينبغي إرفاق جميع المعلومات الإضافية (مثل السير الذاتية) بالملحقات.

•      خطّط مسبقًا. ينبغي إتاحة الوقت الكافي للمهتمين بالاجتماع ومناقشة ومراجعة التقدم المحرز في عملية كتابة المنحة. وأيضا، ايجب إتاحة ما يكفي من الوقت للحصول على التوقيعات المطلوبة وتقديم الاقتراح للممول.
•     اجعله  مجهود  جماعي.  ينبغي تعيين أدوار ومسؤوليات محددة للأشخاص المعنيين بتطوير المقترح.
•     كن واقعيًا في ما تقترحه. ما الذي يمكن تحقيقه بشكل معقول بما يناسب وقت وموارد هذه المنحة؟
•      كن منظمة للتعلم. تعلم من خبراتك السابقة وخبرات الآخرين مع نفس المانح! يتعين قراءة مراجعات المقترحات الأخرى التي تم تقديمها إلى نفس المانح إذا كان ذلك ممكنًا.
•      كن واقعيا ومحددًا. لا تتحدث في العموميات أو الناحية العاطفية.   تأكد  من  إثبات  جميع  البيانات  في  اقتراحك، وإلا لا تقدمها.
•       قلل من استخدام المصطلحات الفنية والتنظيمية. استخدم اللغة التي يفهمها أي شخص - لا للاختصارات، أو الأحرف الأولى، أو المصطلحات.  لا تفترض أن القارئ سوف يفهم الاختصارات الخاصة بك، وإن كان كذلك فتأكد أيضًا من تضمين صفحة المختصرات.
•      اتصل بالجهة المانحة إذا كانت لديك أسئلة. اعلم أن الكثيرون سيتصلون هم الآخرون ولا تنتظر حتى اللحظة الأخيرة.
•     راع التعاون مع المنظمات الأخرى. على الأقل، تعرف على المقترحات الأخرى التي تقدم إلى الجهة المانحة نفسها في نفس الوقت.
•       قم بتوضيح أدوار الشركاء ومسؤولياتهم.  عند التعاون مع الشركاء، تأكد من أنك حددت من سيكون مسؤولًا عن ماذا. بعد تمويل المشروع، فإنه ليس الوقت المناسب لاكتشاف بأنه كانت هناك آراء مختلفة.
•     اختر صيغة واضحة وسهلة القراءة. على القراء قراءة الكثير من المقترحات وتقدير مقترحات واضحة ومقروءة. تأكد من أن الجداول مقروءة وسهلة الفهم.
•      ابق ضمن حدود الصفحات. التزم بعدد الصفحات المحدد. قد تتم إزالة الصفحات الإضافية أو المرفقات قبل قراءة المقترح، أو قد لا تؤهل مقترحك بالكامل لعملية القراءة.
•     كن على بينة من أولويات المانحين.  طابق مشروعك بعناية مع مصدر تمويل مناسب. الفارق الأساسي بين كتابة المنح الناجحة وعدم تقديم الاقتراح بكفاءة هو مقدار الوقت المستثمر في التحديد الاستراتيجي للممولين المناسبين.
•      استخدام كلمات الأفعال عند كتابة مقترحك، مثل التحقيق أو المشاركة أو البدء أو المقارنة أو التقييم أو العرض أو القيادة أو المشاركة أو التنظيم أو الإعداد أو البحث أو الاستعادة أو الكشف أو الدعم أو الإثبات أو التعريف أو التنفيذ أو الإصدار أو الإنتاج أو التحقق من صحة كذا أو التحقق أو الاختبار أو الاعتراف أو الاستخدام، الخ.